Organizarea procedurilor de atribuire privind contractele pentru AMPOSDRU

In M.Of. nr. 203 din data de 24 martie 2011 a fost publicat Ordinul ministrului muncii, familiei si protectiei sociale nr. 1110/2011 pentru aprobarea Normelor procedurale interne privind organizarea si desfasurarea procedurilor de atribuire a contractelor-cadru de servicii prevazute in anexa nr. 2B la Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achizitie publica, a contractelor de concesiune de lucrari publice si a contractelor de concesiune de servicii, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 337/2006, cu modificarile si completarile ulterioare, in legatura cu contractele/acordurile/protocoalele incheiate de Ministerul Muncii, Familiei si Protectiei Sociale, prin Autoritatea de management pentru Programul operational sectorial Dezvoltarea resurselor umane (AMPOSDRU), in calitate de autoritate de management pentru implementarea Programului operational sectorial Dezvoltarea resurselor umane.

Normele reglementeaza, in principal, urmatoarele aspecte:

• notiunea de contract-cadru de servicii;
• procedurile pentru incheierea contractelor-cadru de servicii;
• initierea procedurilor de selectie;
• intocmirea si continutul documentatiei de selectie;
• derularea procedurii de selectie;
• atribuirea contractului-cadru de servicii;
• solutionarea contestatiilor;
• incheierea contractului-cadru de servicii.

Notiunea de contract-cadru de servicii

Contractul-cadru de servicii este acel acord intervenit intre minister, prin Directia generala AMPOSDRU, si unul sau mai multi operatori economici, prin care acestia din urma isi asuma obligatia de a asigura serviciile prevazute in anexa nr. 2B la O.U.G. nr. 34/2006, in legatura cu contractele/acordurile/protocoalele incheiate de minister, prin autoritatea de management.

Contractul se va incheia cu cel putin un operator economic declarat castigator pe o perioada de 2 ani.

In functie de necesitatile aparute, ministerul, prin AMPOSDRU, va emite solicitari de servicii. Contractul-cadru va produce efecte de la data emiterii solicitarii, in perioada cuprinsa intre incheierea acestuia si emiterea solicitarii, operatorii economici nefiind indreptatiti sa pretinda ministerului efectuarea de plati.

Procedurile pentru incheierea contractelor-cadru de servicii

Contractele-cadru de servicii se atribuie de minister, prin AMPOSDRU, prin aplicarea de proceduri de selectie a candidaturilor.

Procedurile de selectie reprezinta proceduri prin care comisia de selectie, dupa aplicarea criteriilor in prealabil stabilite, analizeaza si selecteaza operatorii economici, pe baza unor criterii stabilite in documentatia de selectie.

Initierea procedurilor de selectie

Aplicarea procedurilor de selectie de candidaturi va fi initiata de catre Minister, prin AMPOSDRU, numai daca este constituita comisia de selectie si este publicat anuntul de participare.

Orice operator economic are dreptul de a participa la procedura. Derularea procedurilor de selectie este posibila si se considera a fi in mod valabil efectuata chiar daca in cadrul unei proceduri depune oferta un singur operator economic.

Intocmirea si continutul documentatiei de selectie

Documentatia de selectie va fi elaborata de directiile/serviciile avand atributii relative la derularea contractului-cadru de servicii vizat a fi incheiat, iar definitivarea acesteia, incluzand avizarea si aprobarea corespunzatoare, va respecta regulile si procedurile interne aplicabile la nivelul ministerului, prin AMPOSDRU.

Documentatia de selectie trebuie sa includa:

• fisa de date a achizitiei;
• caietul de sarcini;
• formularele;
• clauzele contractuale obligatorii.

Cerintele care pot fi incluse in fisa de date a achizitiei vizeaza, in principal, urmatoarele:

• indeplinirea obligatiilor de plata a impozitelor, taxelor si contributiilor de asigurari sociale catre bugetele locale si bugetul de stat;
• modalitatea de infiintare si organizare a activitatii;
• informatii financiare care pot dovedi capacitatea de a sustine indeplinirea serviciilor;
• experienta anterioara in domeniul/domeniile apreciat/apreciate ca fiind relevant/relevante pentru obiectul achizitiei;
• personalul calificat;
• asigurarea calitatii serviciilor prin standarde corespunzatoare.

Caietul de sarcini va include cerinte/prescriptii/caracteristici care sa permita achizitia serviciilor vizate de minister, prin AMPOSDRU, cu respectarea necesitatilor acestuia.

Atribuirea contractelor-cadru de servicii se va realiza, de regula, pe baza celui mai avantajos punctaj obtinut in urma aplicarii unor criterii/factori de selectie, care vor viza oferta financiara si, respectiv, oferta tehnica, de natura a asigura indeplinirea unor caracteristici stabilite pentru fiecare achizitie in parte, in functie de tema, complexitate etc.

Formularele care vor fi incluse in documentatia de selectie vor avea in vedere modelele utilizate in domeniul achizitiilor publice, urmand sa fie adaptate, pe cat posibil, la obiectul/specificul achizitiei.

Derularea procedurii de selectie

Normele interne reglementeaza aspecte precum:

• anuntul publicitar – procedura va fi initiata printr-un anunt publicitar; anuntul va contine si va mentiona:

– o scurta descriere a aspectelor esentiale ale contractului-cadru de servicii care urmeaza sa fie atribuit;

– sursele de finantare;

– procedura de atribuire;

– modalitatea de achizitie a documentatiei de selectie;

– data-limita stabilita pentru depunerea ofertelor;

– invitatia de a contacta ministerul, prin AMPOSDRU, in vederea obtinerii de informatii suplimentare, pe baza de cerere.

• solicitarea de clarificari – operatorii economici interesati care au preluat documentatia de selectie au dreptul de a solicita clarificari cu privire la continutul documentatiei, cu respectarea termenului indicat in documentatie, respectiv cu cel putin 3 zile inainte de data-limita stabilita pentru depunerea ofertelor;
• comisia de selectie – persoanele care vor alcatui comisia de selectie, precum si membrii de rezerva, daca este cazul, vor fi propusi directiilor/serviciilor avand atributii relative la derularea contractului de catre responsabilul desemnat pentru fiecare contract-cadru de servicii; pe baza raspunsurilor primite, responsabilul de contract va intocmi nota cu privire la numirea comisiei de selectie; comisia de selectie va avea urmatoarea componenta: un presedinte cu drept de vot si un numar par de membri votanti; atributiile comisiei de selectie vor consta in:

– deschiderea ofertelor;

–  verificarea indeplinirii criteriilor de eligibilitate de catre operatorii economici;

–  evaluarea propunerilor tehnice prezentate de ofertanti din punctul de vedere al modului in care acestea corespund cerintelor minime din caietul de sarcini;

– verificarea propunerilor financiare prezentate de ofertanti din punctul de vedere al incadrarii in fondurile alocate pentru indeplinirea respectivului contract-cadru de servicii;

–  aplicarea criteriului de selectie, astfel cum a fost prevazut in documentatia de selectie, si stabilirea ofertei castigatoare;

–  elaborarea raportului procedurii de selectie.

• comisia de solutionare a contestatiilor – comisia este compusa din specialisti din cadrul ministerului, prin AMPOSDRU, altii decat membrii comisiei de selectie; comisia va cuprinde un presedinte cu drept de vot si minimum 2 membri votanti;
• termenul minim pentru elaborarea si depunerea ofertelor – termenul este de minimum 5 zile de la data publicarii anuntului publicitar;
• sedinta de deschidere a ofertelor – in cadrul sedintei de deschidere a ofertelor se vor deschide numai ofertele originale; comisia de selectie va intocmi un proces-verbal al sedintei de deschidere a ofertelor, care trebuie sa includa urmatoarele informatii:

– denumirea (numele) ofertantilor;

–  retragerile de oferte;

–  documentele depuse;

–  elementele principale ale propunerilor financiare, inclusiv pretul;

–  orice alte detalii si precizari pe care comisia de selectie le considera necesare.

• evaluarea ofertelor – comisia de selectie are obligatia sa desfasoare activitatile de evaluare numai la sediul ministerului, prin AMPOSDRU; in cazul in care se constata ca una sau mai multe oferte nu prezinta un document solicitat prin documentatia de selectie, comisia de selectie are dreptul de a respinge oferta ca fiind inacceptabila sau are dreptul de a solicita ofertantului transmiterea documentului lipsa, intr-un termen rezonabil, care va fi prevazut in respectiva solicitare; oferta castigatoare va fi desemnata dintre ofertele admisibile, adica dintre cele corespunzatoare din punctul de vedere al cerintelor incluse in documentatia de selectie; evaluarea ofertelor se va realiza prin acordarea, pentru fiecare oferta in parte, a unui punctaj realizat ca urmare a aplicarii algoritmului de calcul stabilit prin documentatia de selectie, conform grilei de evaluare, care nu poate fi schimbata sau modificata de comisia de selectie;
• raportul procedurii de selectie – dupa finalizarea procedurii, comisia de evaluare va intocmi raportul procedurii de selectie in care se vor mentiona aspectele principale ale procedurii aplicate.

Atribuirea contractului-cadru de servicii

Comunicarile cu privire la rezultatul procedurii vor fi intocmite si transmise, prin fax, in maximum 3 zile lucratoare si vor indica motivele care au condus la respingerea ofertei, acolo unde este cazul.

Ministerul, prin AMPOSDRU, va putea anula procedura de selectie oricand inainte de atribuirea contractului-cadru de servicii, in urmatoarele cazuri:

• documentatia de selectie nu poate fi respectata sau remediata, in cazul in care se constata erori;
• niciuna dintre ofertele depuse nu indeplineste criteriile de calificare si selectie;
• pretul oferit depaseste sumele alocate;
• abateri grave de la prevederile legislative afecteaza procedura de atribuire sau fac imposibila incheierea contractului.

Solutionarea contestatiilor

Contestatiile privind procedura de atribuire a contractelor-cadru de servicii pot fi depuse si vor fi solutionate cu respectarea termenelor si a procedurii prevazute de O.U.G. nr. 34/2006 pentru sesizarea Consiliului National de Solutionare a Contestatiilor.

Ministerul, prin AMPOSDRU, are obligatia de a solutiona contestatia in termen de 10 zile. Comisia de solutionare a contestatiilor va analiza toate aspectele mentionate de operatorul economic, iar decizia adoptata va fi consemnata intr-un raport/proces-verbal, care se va aproba de conducerea ministerului, prin AMPOSDRU.

In situatia in care comisia de solutionare a contestatiilor constata erori sau omisiuni in cadrul documentatiei sau in modul de aplicare a procedurii de selectie, iar ministerul, prin AMPOSDRU, se afla in imposibilitatea de a adopta masuri corective, se poate proceda la anularea procedurii.

Daca contestatorul nu este multumit de decizia ministerului cu privire la contestatia depusa, acesta se poate adresa instantei de judecata in termen de 3 zile de la data adoptarii deciziei.

Incheierea contractului-cadru de servicii

Incheierea contractului-cadru de servicii cu operatorul economic desemnat se va face cu respectarea termenelor prevazute de O.U.G. nr. 34/2006, in functie de valoarea contractului-cadru de servicii.

Dupa semnarea contractului-cadru de prestari de servicii de catre toate persoanele implicate din partea ministerului, prin AMPOSDRU, acesta va fi transmis spre semnare operatorului economic desemnat, punandu-i-se in vedere sa il returneze in termen de 5 zile de la primire.