Achizitia publica de servicii hoteliere si de restaurant pentru activitatile organizate de MECTS

In M.Of. nr. 190 din data de 18 martie 2011 a fost publicat Ordinul ministrului educatiei, cercetarii, tineretului si sportului nr. 3888/2011 pentru aprobarea Normelor procedurale interne privind achizitia publica de servicii hoteliere, campinguri si alte tipuri de cazare decat cea hoteliera si a serviciilor de restaurant si de servire a mancarii, pentru activitatile organizate de Ministerul Educatiei, Cercetarii, Tineretului si Sportului.

Normele procedurale anexate la Ordin stabilesc principiile, cadrul general si procedurile de atribuire a contractelor de achizitie publica de servicii hoteliere, de restaurant si alte tipuri de cazare decat cea hoteliera, a caror valoare depaseste echivalentul in lei al 15.000 euro fara TVA, precum si a cailor de atac al actului sau a deciziei autoritatii contractante care aplica aceste proceduri.

Normele reglementeaza, in principal, aspecte precum:

• procedura de atribuire;
• anuntul de participare;
• data-limita pentru depunerea ofertelor;
• regulile de participare la procedura;
• cerintele minime de calificare;
• documentatia de atribuire;
• dreptul de a solicita clarificari;
• comisia de evaluare;
• deschiderea si evaluarea ofertelor;
• criteriul de atribuire;
• anularea procedurii;
• incheierea si executarea contractului;
• dosarul achizitiei publice;
• caile de atac.

Procedura de atribuire

Potrivit Normelor, autoritatea contractanta are dreptul de a aplica o procedura de selectie interna de oferte. Selectia interna de oferte constituie procedeul prin care autoritatea contractanta solicita oferte de pret, orice prestator interesat avand dreptul de a depune oferta.

Aceasta procedura presupune urmatoarele etape:

• publicarea intr-un mijloc de informare (de exemplu site-ul propriu) a anuntului privind organizarea cererii de oferte pentru achizitia publica de servicii;
• publicarea pe site-ul propriu a documentatiei de atribuire cu posibilitatea descarcarii acesteia de catre operatorii economici interesati sa depuna oferte;
• intocmirea si transmiterea raspunsurilor la intrebarile formulate de catre prestatorii interesati;
• primirea si inregistrarea ofertelor;
• deschiderea ofertelor;
• evaluarea ofertelor;
• stabilirea rezultatelor cererii de oferte;
• comunicarea catre toti ofertantii a rezultatului procedurii de atribuire;
• incheierea contractului de achizitie publica.

Autoritatea contractanta in sensul Normelor este reprezentata de Ministerul Educatiei, Cercetarii, Tineretului si Sportului.

Anuntul de participare

Autoritatea contractanta are obligatia de a publica pe site-ul propriu un anunt care cuprinde cel putin urmatoarele informatii:

• numarul locurilor de cazare si de servire a mancarii solicitate pentru actiunile organizate, precum si eventualele zone sau localitati avute in vedere;
• durata sau termenul-limita de prestare a serviciilor;
• cerintele minime de calificare, documentele solicitate, caietul de sarcini, model de formulare si orice alte informatii referitoare la modul de intocmire a ofertei;
• criteriul de atribuire a contractului de achizitie publica;
• nivelul minim-maximal al cantitatilor ce urmeaza a se achizitiona;
• data-limita pentru depunerea ofertelor;
• adresa la care trebuie transmise/depuse ofertele;
• data, ora si locul deschiderii ofertelor.

Data-limita pentru depunerea ofertelor

Data-limita pentru depunerea ofertelor nu poate fi stabilita de autoritatea contractanta mai devreme de 7 zile de la data publicarii anuntului de participare.

In cazul in care decide sa prelungeasca data-limita pentru depunerea ofertelor, autoritatea contractanta are obligatia de a comunica noua data de depunere, in scris, pe site-ul propriu, cu cel putin 3 zile inainte de data-limita stabilita initial.

Regulile de participare la procedura

Orice prestator care furnizeaza pachetul de servicii solicitat are dreptul de a depune oferta si de a participa, printr-un reprezentat imputernicit, la sedinta de deschidere a ofertelor. Numarul de prestatori care au dreptul de a depune oferta este nelimitat.

Candidatul nu are dreptul, in cadrul aceleiasi selectii de oferte, sa participe la doua sau mai multe asocieri de operatori economici, sa depuna candidatura/oferta individuala si o alta candidatura/oferta comuna sau sa depuna oferta individuala si sa fie nominalizat ca subcontractant in cadrul altei oferte.

Cerintele minime de calificare

Orice ofertant care se afla in oricare dintre urmatoarele situatii nu este eligibil, putand fi exclus din procedura de atribuire:

• este in stare de faliment ori lichidare, afacerile ii sunt administrate de un judecator sindic sau activitatile sale comerciale sunt suspendate ori este intr-o situatie similara cu cele anterioare, reglementata prin lege;
• face obiectul unei proceduri legale pentru declararea sa in una dintre situatiile prevazute anterior;
• nu si-a indeplinit obligatiile de plata exigibile a impozitelor si taxelor catre stat, precum si a celorlalte contributii sociale obligatorii asigurarii sociale, sanatate, somaj etc.; vor fi considerati eligibili ofertantii care au aprobata esalonarea datoriilor catre bugetul de stat si bugetul asigurarilor sociale de stat;
• furnizeaza informatii false in documentele prezentate;
• a comis o grava greseala in materie profesionala sau nu si-a indeplinit obligatiile asumate printr-un alt contract de achizitie publica, in masura in care autoritatea contractanta poate aduce ca dovada mijloace probante in acest sens.

Totodata, autoritatea contractanta are dreptul de a solicita oricarui prestator sa prezinte documente edificatoare care sa dovedeasca o forma de inregistrare ca persoana juridica, in conformitate cu prevederile legale din Romania.

Ofertantul are obligatia:

• de a prezenta documentele solicitate de autoritatea contractanta, prin care dovedeste capacitatea tehnica si economico-financiara;
• de a permite verificarea de catre autoritatea contractanta a capacitatilor sale materiale si a sistemului de asigurare a calitatii serviciilor.

Documentatia de atribuire

Documentatia de atribuire trebuie sa cuprinda cel putin:

• invitatia de participare;
• caietul de sarcini;
• instructiuni privind modul de elaborare si de prezentare a propunerii tehnice si financiare;
• informatii detaliate si complete privind criteriul de atribuire;
• instructiuni privind modul de utilizare a cailor de atac;
• informatii referitoare la clauzele contractuale obligatorii.

Documentatia de atribuire va fi publicata integral, in format electronic, pe site-ul propriu al autoritatii contractante.

Dreptul de a solicita clarificari

Autoritatea contractanta are obligatia de a raspunde oricarei solicitari de clarificare, intr-o perioada ce nu trebuie sa depaseasca, de regula, 2 zile lucratoare de la primirea solicitarii, dar numai in cazul solicitarilor primite cu cel putin 3 zile inainte de data limita pentru depunerea ofertelor. Autoritatea contractanta are obligatia de a transmite raspunsul la solicitarile de clarificari cu cel putin 2 zile inainte de data-limita pentru depunerea ofertelor.

Autoritatea contractanta are dreptul de a completa, din proprie initiativa, in vederea clarificarii, documentatia de atribuire.

Comisia de evaluare

Normele stabilesc componenta comisiei de evaluare astfel: cel putin 3 membri cu pregatire profesionala si experienta relevanta, dintre care cel putin un membru va fi desemnat din cadrul Serviciului achizitii publice al autoritatii contractante.

Totodata, urmatoarele persoane nu pot face parte din comisia de evaluare:

• persoane care detin parti sociale, parti de interes, actiuni din capitalul subscris al unuia dintre ofertanti/candidati sau subcontractanti ori persoane care fac parte din consiliul de administratie/organul de conducere sau de supervizare a unuia dintre ofertanti/candidati ori subcontractanti;
• sot/sotie, ruda sau afin pana la gradul al patrulea inclusiv cu persoane care fac parte din consiliul de administratie/organul de conducere sau de supervizare a unuia dintre ofertanti/candidati;
• persoane despre care se constata ca pot avea un interes de natura sa le afecteze impartialitatea pe parcursul procesului de verificare/evaluare a candidaturilor/ofertelor.

Deschiderea si evaluarea ofertelor

Comisia de evaluare va intocmi un proces-verbal de deschidere care va fi semnat de membrii comisiei si de reprezentantii ofertantilor prezenti la deschiderea ofertelor si care va include urmatoarele informatii:

• denumirea ofertantilor;
• modificarile si retragerile de oferte;
• existenta garantiilor de participare (daca au fost solicitate);
• elementele principale ale propunerilor financiare, inclusiv tariful;
• orice alte detalii si precizari pe care comisia de evaluare le considera necesare;
• toate documentele/formularele depuse in cadrul ofertei.

In cazul in care comisia de evaluare constata lipsa a cel mult doua dintre documentele solicitate, poate acorda operatorului economic in cauza un termen de minimum 24 de ore pentru depunerea acestora, iar in cazul nedepunerii lor in termen, oferta depusa va fi respinsa ca neconforma.

Dupa finalizarea evaluarii ofertelor, autoritatea contractanta are obligatia de a transmite in cel mult 2 zile tuturor ofertantilor o comunicare in scris referitoare la rezultatul procedurii.

In situatia in care, dupa evaluarea ofertelor si stabilirea operatorului/operatorilor economici castigator/ castigatori, membrii comisiei de evaluare constata ca nu s-a acoperit necesarul de locuri stabilit initial, autoritatea contractanta are dreptul de a completa numarul de  locuri printr-o  solicitare de suplimentare facuta ofertantului/ofertantilor declarat/declarati castigator/castigatori.

Criteriul de atribuire

Criteriul de atribuire poate fi “cel mai mic pret” sau “oferta cea mai avantajoasa tehnico-economic”.

Odata stabilit in documentatia de atribuire, criteriul nu poate fi schimbat pe parcursul evaluarii ofertelor.

Anularea procedurii

Circumstantele in care autoritatea contractanta are dreptul de a anula selectia interna de oferte sunt limitativ prevazute de Norme, astfel:

• niciunul dintre ofertanti nu a indeplinit conditiile de calificare prevazute in documentatia de atribuire;
• au fost prezentate numai oferte necorespunzatoare, respectiv oferte care:
  • sunt depuse dupa data-limita de depunere a ofertelor;
  • nu au fost elaborate si prezentate in concordanta cu cerintele
  • din documentatia de atribuire;
  • contin propuneri referitoare la clauzele contractuale, propuneri care sunt in mod evident dezavantajoase pentru autoritatea contractanta;
  • factori obiectivi sau circumstante exceptionale afecteaza procedura pentru atribuirea contractului de achizitie publica si/sau este imposibila incheierea contractului.

Incheierea si executarea contractului

Ulterior incheierii selectiei interne de oferte, in cel mult 48 de zile, autoritatea contractanta are obligatia de a transmite spre publicare un anunt de atribuire, pentru contractele a caror valoare este egala sau mai mare decat echivalentul in lei al 125.000 euro.

Totodata, Normele stipuleaza expres dreptul partii lezate de a cere rezilierea contractului de achizitie publica si de a pretinde plata de despagubiri potrivit legii, in cazul nerespectarii obligatiilor contractuale de catre una dintre parti.

Dosarul achizitiei publice

Dosarul achizitiei publice trebuie sa cuprinda cel putin urmatoarele documente:

• nota de fundamentare/oportunitate a achizitiei;
• documentatia de atribuire si dovada publicarii pe site-ul propriu;
• procesul-verbal de deschidere a ofertelor;
• raportul procedurii de atribuire;
• comunicarile rezultatului procedurii aplicate;
• contractul de achizitie publica semnat;
• anuntul de atribuire (daca este cazul) si dovada transmiterii acestuia spre publicare.

Autoritatea contractanta are obligatia de a pastra dosarul atat timp cat contractul de achizitie publica produce efecte juridice, dar nu mai putin de 5 ani de la data finalizarii contractului respectiv.

Caile de atac

Normele prevad contestatia ca forma de atac pe cale administrativa a actelor si deciziilor nelegale ale autoritatii contractante.

Contestatiile astfel formulate se vor solutiona de Consiliul National de Solutionare a Contestatiilor cu aplicarea regulilor prevazute la cap. IX din O.U.G. nr. 34/3006