ORDIN nr. 543 din 4 iunie 2013 pentru aprobarea Ghidului privind principalele riscuri identificate in domeniul achizitiilor publice si recomandarile Comisiei Europene ce trebuie urmate de autoritatile de management si organismele intermediare in procesul de verificare a procedurilor de achizitii publice
Forma sintetica la data 30.05.2019.
Acest act a fost creat utilizand tehnologia SintAct®-Acte Sintetice. SintAct® si tehnologia Acte Sintetice sunt marci inregistrate ale Wolters Kluwer.
Avand in vedere prevederile Ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achizitie publica, a contractelor de concesiune de lucrari publice si a contractelor de concesiune de servicii, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 337/2006, cu modificarile si completarile ulterioare, si ale Hotararii Guvernului nr. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achizitie publica din Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achizitie publica, a contractelor de concesiune de lucrari publice si a contractelor de concesiune de servicii, cu modificarile si completarile ulterioare,
in temeiul prevederilor art. 8 alin. (4) din Hotararea Guvernului nr. 43/2013 privind organizarea si functionarea Ministerului Fondurilor Europene, art. 12 alin. (7) din Hotararea Guvernului nr. 1/2013 privind organizarea si functionarea Ministerului Dezvoltarii Regionale si Administratiei Publice, art. 13 alin. (3) din Hotararea Guvernului nr. 48/2013 privind organizarea si functionarea Ministerului Mediului si Schimbarilor Climatice si pentru modificarea unor acte normative in domeniul mediului si schimbarilor climatice, cu modificarile si completarile ulterioare, art. 9 alin. (6) din Hotararea Guvernului nr. 47/2013 privind organizarea si functionarea Ministerului Economiei, cu modificarile si completarile ulterioare, art. 12 din Hotararea Guvernului nr. 10/2013 privind organizarea si functionarea Ministerului Muncii, Familiei, Protectiei Sociale si Persoanelor Varstnice, cu modificarile si completarile ulterioare, art. 5 alin. (4) din Hotararea Guvernului nr. 24/2013 privind organizarea si functionarea Ministerului Transporturilor si al art. 11 alin. (7) din Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 96/2012 privind stabilirea unor masuri de reorganizare in cadrul administratiei publice centrale si pentru modificarea unor acte normative, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 71/2013, cu modificarile si completarile ulterioare,
ministrul fondurilor europene, viceprim-ministrul, ministrul dezvoltarii regionale si administratiei publice, ministrul mediului si schimbarilor climatice, ministrul economiei, ministrul muncii, familiei, protectiei sociale si persoanelor varstnice si ministrul transporturilor emit urmatorul ordin:
Art. 1
Se aproba Ghidul privind principalele riscuri identificate in domeniul achizitiilor publice si recomandarile Comisiei Europene ce trebuie urmate de autoritatile de management si organismele intermediare in procesul de verificare a procedurilor de achizitii publice, prevazut in anexa.
Art. 2
– Anexa face parte integranta din prezentul ordin.
Art. 3
Prezentul ordin se publica in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I.
-****-
| Ministrul fondurilor europene, |
Eugen Teodorovici
Viceprim-ministru, ministrul dezvoltarii regionale si administratiei publice,
Nicolae-Liviu Dragnea
Ministrul mediului si schimbarilor climatice,
Rovana Plumb
p. Ministrul economiei,
Adrian Ciocanea Teodorescu,
secretar de stat
Ministrul muncii, familiei, protectiei sociale si persoanelor varstnice,
Mariana Campeanu
Ministrul transporturilor,
Relu Fenechiu
ANEXA: GHID privind principalele riscuri identificate in domeniul achizitiilor publice si recomandarile Comisiei Europene ce trebuie urmate de autoritatile de management/organismele intermediare in procesul de verificare a procedurilor de achizitii publice
CAPITOLUL I: Riscuri
(1)In aplicarea legislatiei privind achizitiile publice in procesul de verificare a procedurilor de achizitii finantate din instrumente structurale au fost identificate o serie de deficiente, care vor fi tratate dupa cum urmeaza:
1.Reducerea nejustificata a termenelor ca urmare a publicarii unui anunt de intentie:
a)Note generale
Reducerea termenelor-limita de depunere a ofertelor, aferente procedurilor de licitatie deschisa si restransa, ca urmare a transmiterii spre publicare a unui anunt de intentie, este operabila numai in situatia in care in continutul anuntului de intentie sunt incluse toate criteriile de calificare si selectie, precum si criteriul de atribuire, regasite si la nivelul anuntului de participare.
In ceea ce priveste factorii de evaluare, in cuprinsul anuntului de intentie acestia vor fi detaliati doar in masura in care acestia se cunosc la momentul transmiterii anuntului de intentie.
b)Concluzii
Simpla publicare a unui anunt de intentie nu poate conduce in mod automat la aplicarea reducerii termenului cuprins intre data transmiterii spre publicare a anuntului de participare si data-limita de depunere a ofertelor.
Simpla afirmatie ca autoritatea contractanta a publicat in anuntul de intentie toate informatiile pe care le cunoaste la momentul transmiterii spre publicare a acestuia nu este suficienta.
2.Alegerea unei proceduri accelerate de atribuire a contractului
a)Note generale
Accelerarea procedurilor de licitatie restransa, respectiv negociere cu publicarea prealabila a unui anunt de participare poate fi realizata daca exista o justificare a situatiei de urgenta ce a impus reducerea termenelor, situatie ce nu a fost generata de o actiune sau inactiune a autoritatii contractante.
Reducerea de termen intr-una din etapele procedurii trebuie sa fie corelata cu durata celorlalte etape din procedura de achizitie, inclusiv cu durata alocata semnarii contractului si cu calendarul de implementare a proiectului finantat.
b)Concluzii
Simpla accelerare a procedurii de atribuire, fara o justificare a situatiei care a determinat urgenta, nu poate conduce la reducerea termenelor.
Accelerarea procedurii de atribuire nu poate fi sustinuta in masura in care, din culpa autoritatii contractante generata de inactiunea acesteia (de exemplu, neformalizarea deciziilor luate de membrii comisiei de evaluare), perioada de evaluare a candidaturilor si/sau ofertelor si/sau atribuirea/semnarea contractului s-a prelungit nejustificat.
3.Publicarea unor criterii de calificare si selectie discriminatorii, insuficient detaliate sau incomplete
a)Note generale
Criteriile de calificare si selectie, astfel cum sunt ele prevazute la art. 176 din Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achizitie publica, a contractelor de concesiune de lucrari publice si a contractelor de concesiune de servicii, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 337/2006, cu modificarile si completarile ulterioare, ce au ca scop demonstrarea potentialului tehnic, financiar si organizatoric al fiecarui operator economic participant la procedura de atribuire, nu pot fi utilizate ca factori de evaluare in cadrul criteriului de atribuire „oferta cea mai avantajoasa din punct de vedere economic”.
La stabilirea criteriilor de calificare se va avea in vedere ca acestea sa fie: obiective, nediscriminatorii si proportionale cu complexitatea si obiectul contractului si sa reflecte posibilitatea concreta a operatorului economic de a indeplini contractul.
Criteriile de calificare si selectie publicate in anuntul de participare trebuie sa fie aceleasi cu cele precizate in documentatia de atribuire.
b)Greseli frecvente care trebuie evitate:
– publicarea partiala a criteriilor de calificare in anuntul de participare in raport cu informatiile cuprinse in documentatia de atribuire, documentatie ce cuprinde fisa de date a achizitiei si caietul de sarcini.
c)NOTA:
Nota de justificare privind alegerea criteriilor de calificare si selectie, anuntul de participare si documentatia de atribuire trebuie sa contina aceleasi criterii.
Solicitarea unor criterii prin raportare la o anumita arie geografica restransa (de exemplu: o unitate de productie stabilita in Romania sau in zona de referinta a proiectului, o statie de asfalt situata in limitele judetului).
Restrangerea artificiala a concurentei prin solicitarea de experienta similara specifica unui anumit tip de constructie (de exemplu, construirea de scoli in loc de constructii civile).
Solicitarea de dovezi nerezonabile pentru demonstrarea indeplinirii unui anumit criteriu de calificare (de exemplu, copia facturilor pentru dovedirea indeplinirii unui anumit nivel al cifrei de afaceri in domeniul de activitate aferent obiectului contractului).
Restrictionarea competitiei prin solicitarea unor certificate sau autorizatii care nu sunt relevante pentru indeplinirea contractului (de exemplu, ISO 9001 de la producator).
4.Utilizarea criteriului de atribuire „oferta cea mai avantajoasa din punct de vedere economic” cu includerea unor factori de evaluare nerelevanti si/sau necuantificabili
a)Note generale
Factorii de evaluare trebuie sa aiba legatura directa cu obiectul contractului de achizitie publica si sa reflecte avantaje reale si evidente pe care autoritatea contractanta le poate obtine.
Ponderea stabilita pentru factorii de evaluare nu trebuie sa conduca la distorsionarea rezultatului procedurii de atribuire.
Factorii de evaluare si metodologia de aplicare a acestora trebuie sa permita o departajare adecvata a ofertelor si sa evite pe cat posibil aprecierile subiective ale comisiei de evaluare.
b)Greseli frecvente care trebuie evitate:
– utilizarea ca factor de evaluare a „timpului de remediere a defectiunilor”, desi perioada necesara remedierii difera in functie de natura si tipul defectiunii si nu poate fi estimata la momentul procedurii de atribuire;
– utilizarea ca factor de evaluare „intelegerea caietului de sarcini si a obiectivelor proiectului”, factor de evaluare ce nu poate fi cuantificat si care induce aprecieri subiective ale membrilor comisiei de evaluare.
5.Excluderea automata a ofertantului cu pretul cel mai scazut pentru a compensa/a justifica eventualele probleme care pot aparea in derularea ulterioara a contractului, fapt care denota ca proiectul a fost conceput si pregatit insuficient sau prost.
a)Note generale
Autoritatea contractanta trebuie sa verifice ofertele din punctul de vedere al elementelor tehnice propuse si din punctul de vedere al aspectelor financiare pe care le implica.
Autoritatea contractanta, inainte de a lua o decizie de respingere a unei oferte ce prezinta un pret neobisnuit de scazut in raport cu ceea ce urmeaza sa fie furnizat/prestat/executat, are obligatia de a solicita clarificari (detalii si precizari semnificative), precum si de a verifica raspunsurile care justifica respectivul pret.
Respingerea ofertelor se face ca urmare a incadrarii acestora in una sau mai multe dintre circumstantele prevazute la art. 36 din Hotararea Guvernului nr. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achizitie publica din Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achizitie publica, a contractelor de concesiune de lucrari publice si a contractelor de concesiune de servicii, cu modificarile si completarile ulterioare, si nu ca urmare a faptului ca pretul ofertat este cel mai scazut/mic.
6.Modificarea anuntului de participare prin clarificari, si nu prin publicarea unei erate
a)Note generale
Modificarea pe parcursul procedurii a oricaruia/oricareia dintre elementele/informatiile obligatorii ale anuntului de participare trebuie publicata sub forma de erata atat in SEAP, cat si (in functie de valoarea contractului) la nivel european, in Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.
Modificarile aduse informatiilor cuprinse in anuntul de participare trebuie publicate pe baza de erata, si nu de clarificari, deoarece pentru asigurarea principiului transparentei este necesar ca modificarile intervenite sa fie aduse la cunostinta tuturor operatorilor economici.
Modificarea/Completarea criteriilor de calificare si selectie, in conditiile prevazute de Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 34/2006, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 337/2006, cu modificarile si completarile ulterioare, se face obligatoriu prin publicarea unei erate si cu prelungirea perioadei necesare elaborarii candidaturilor/ofertelor.
Prelungirea termenului de depunere a candidaturilor/ ofertelor trebuie, de asemenea, publicata prin erata in SEAP (si in functie de valoarea contractului, la nivel european), intrucat este vorba de modificarea unei informatii obligatorii a anuntului initial.
b)Greseli frecvente care trebuie evitate:
– publicarea in mod eronat a unei clarificari in loc de erata, motivat de faptul ca modificarea criteriilor de calificare a vizat relaxarea cerintelor impuse initial;
– modificarea unor informatii din anuntul de participare care au impact asupra modului de elaborare a ofertelor, fara publicarea unei erate care sa vizeze prelungirea termenului de depunere a ofertelor, astfel incat sa existe un timp suficient inclusiv pentru adaptarea ofertelor la noile conditii.
7.Respingerea solicitarii de modificare a datei-limita de depunere a ofertelor, la cererea ofertantilor
a)Note generale
Atunci cand stabileste perioada necesara elaborarii ofertelor, autoritatea contractanta trebuie sa tina cont de complexitatea contractului, de cerintele specifice, astfel incat operatorii economici sa beneficieze de un interval de timp adecvat si suficient pentru elaborarea ofertelor si pentru pregatirea documentelor de calificare solicitate.
Autoritatea contractanta are obligatia de a prelungi perioada pentru elaborarea ofertelor atunci cand:
– acestea nu pot fi elaborate decat dupa vizitarea amplasamentelor sau dupa consultarea la fata locului a unor documente anexa la caietul de sarcini;
– autoritatea contractanta nu are posibilitatea de a transmite documentatia de atribuire sau raspunsul la solicitarea de clarificari in termenele-limita stabilite;
– perioada de timp stabilita nu este suficienta pentru elaborarea ofertelor si/sau pregatirea documentelor de calificare care sunt solicitate prin documentatia de atribuire, existand solicitari intemeiate/justificate primite din partea operatorilor economici de decalare a datei-limita de depunere a ofertelor.
b)Greseli frecvente care trebuie evitate:
– stabilirea termenului minim prevazut de legislatia in domeniul achizitiilor publice pentru elaborarea ofertelor, spre exemplu de 24 de zile, din care o perioada semnificativa este acoperita de sarbatori legale si, desi au existat solicitari din partea operatorilor economici de decalare a datei-limita de depunerea ofertelor si a celei de deschidere, autoritatea contractanta nu le-a dat curs.
8.Solicitarea de clarificari in timpul procesului de evaluare a candidaturilor/ofertelor in mod discriminatoriu (nerespectarea principiului tratamentului egal)
a)Note generale
In procesul de evaluare a documentelor de calificare/selectie si/sau a ofertelor, comisia de evaluare trebuie sa asigure respectarea principiului tratamentului egal intre candidatii/ofertantii participati la procedura de atribuire, respectiv:
– clarificarile solicitate cu privire la acelasi aspect sa fie formulate de aceeasi maniera si sa fie solicitate tuturor candidatilor/ofertantilor ale caror oferte necesita respectivele clarificari;
– perioadele de timp necesare elaborarii raspunsului de catre candidati/ofertanti, cu privire la acelasi aspect necesar a fi clarificat, trebuie sa fie aceleasi.
Termenul acordat candidatilor/ofertantilor pentru transmiterea raspunsului/raspunsurilor la clarificarea/clarificarile solicitate de comisia de evaluare trebuie sa fie stabilit in functie de volumul si complexitatea informatiilor necesar a fi furnizate/prezentate.
9.Lipsa informatiilor obligatorii a fi cuprinse la nivelul comunicarilor privind rezultatul procedurii de atribuire, situatie care duce la depunerea de contestatii.
9.1.Comunicarea rezultatului procedurii de atribuire transmisa candidatilor/ofertantilor respinsi trebuie sa cuprinda:
a)motivele concrete care au stat la baza deciziei de respingere a candidaturii;
b)motivele concrete care au stat la baza deciziei de respingere a ofertei, detaliindu-se argumentele in temeiul carora oferta a fost considerata inacceptabila si/sau neconforma, indeosebi elementele ofertei care nu au corespuns cerintelor de functionare si performanta prevazute in caietul de sarcini;
c)data-limita pana la care au dreptul de a depune contestatie.
9.2.Comunicarea rezultatului procedurii de atribuire transmisa ofertantilor necastigatori (cei care au prezentat oferte acceptabile si conforme, prin urmare admisibile, dar care nu au fost declarate castigatoare) trebuie sa cuprinda:
a)caracteristicile si avantajele relative ale ofertei/ofertelor castigatoare in raport cu oferta lor, numele ofertantului caruia urmeaza sa i se atribuie contractul de achizitie publica sau, dupa caz, ale ofertantilor cu care urmeaza sa se incheie un acord-cadru;
b)data-limita pana la care au dreptul de a depune contestatie.
10.Neacordarea unui interval rezonabil de timp pentru activitatea de evaluare a ofertelor/negocierea modificarilor contractuale
CAPITOLUL II: Modificarea contractului de lucrari atribuit prin procedura de achizitie publica
SUBCAPITOLUL 1: Ce se intelege prin modificare substantiala a contractului de achizitie publica
(1)Modificarea substantiala a dispozitiilor unui contract de achizitie publica in cursul perioadei sale de valabilitate este considerata ca fiind o noua atribuire si necesita derularea unei noi proceduri de achizitie publica in conformitate cu legislatia in domeniul achizitiilor publice.
(2)Din jurisprudenta Curtii Europene de Justitie, astfel cum a specificat Comisia Europeana (prin DGMarkt) in Adresa nr. Ares (2012) 601434 – 21/05/2012, modificarea unui contract in cursul perioadei sale de valabilitate este considerata substantiala atunci cand, prin aceasta modificare, contractul devine substantial diferit fata de cel incheiat initial. O modificare este considerata substantiala atunci cand este indeplinita una dintre urmatoarele conditii:
a)Modificarea introduce conditii care, daca ar fi fost incluse in procedura initiala de achizitie, ar fi permis participarea si/sau selectarea altor operatori economici decat cei selectati initial sau ar fi permis atribuirea contractului unui alt ofertant.
b)Modificarea schimba echilibrul economic al contractului in favoarea contractantului.
c)Modificarea extinde in mod considerabil aria de acoperire a contractului, astfel incat acesta sa includa bunuri, servicii sau lucrari care nu erau incluse initial.
(3)NOTA:
Prin exceptie de la cele mai sus mentionate, o modificare substantiala nu necesita derularea unei proceduri de achizitie competitiva daca sunt indeplinite conditiile prevazute la art. 122 lit. i) sau art. 252 lit. j) din Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 34/2006, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 337/2006, cu modificarile si completarile ulterioare.
SUBCAPITOLUL 2: Evenimente din cadrul contractului care nu implica modificari substantiale (ceea ce nu conduce la derularea unei proceduri de atribuire)
(1)2.1. Comisia Europeana (prin DGMarkt) in Adresa nr. Ares (2012) 601434 – 21/05/2012 mentioneaza faptul ca nu este necesara modificarea contractului de lucrari publice initial, in situatia in care pretul acestuia nu este calculat ca valoare fixa (pret forfetar), ci este determinat pe baza preturilor unitare ale cantitatilor estimate de materiale necesare pentru lucrari, si in cazul in care cuprinde clauze contractuale clare referitoare la:
a)preturile unitare fixe ale diferitelor tipuri de materiale ce urmeaza a fi utilizate la executia lucrarilor;
b)cantitatile estimate de materiale necesare pentru executia lucrarilor, o astfel de estimare fiind realizata de autoritatea contractanta pe baza proiectului initial si a investigatiilor tehnice aferente; si
c)„clauze de variatie”/prevederi contractuale ce indica faptul ca pretul final ce urmeaza a fi platit va fi determinat doar dupa executia lucrarilor, pe baza cantitatilor exacte de materiale efectiv utilizate (dupa masuratori) pentru executia proiectului (in stricta conformitate cu proiectul si cerintele initiale), costul acestor materiale fiind calculat pe baza preturilor unitare fixate in contract.
Aceste clauze sunt prevazute in documentatia de atribuire in mod corect de la inceput, sunt cunoscute pentru toti operatorii economici si sunt suficient de precise.
Astfel, in cazul contractului de executie de lucrari, masuratorile referitoare la cantitatile exacte de materiale/articole de lucrari utilizate in timpul executiei contractului indica in mod sistematic variatii marginale pozitive sau negative ale cantitatilor/articolelor de lucrari efectiv utilizate, prin comparatie cu cantitatile de materiale/articolele de lucrari estimate initial de autoritatea contractanta si nu reprezinta o modificare a contractului.
Aceste variatii nu reprezinta o modificare a contractului initial, ci doar o aplicare a prevederilor contractuale, daca se respecta in mod cumulativ urmatoarele conditii:
– sunt datorate diferentelor normale dintre estimarea cantitatilor/articolelor de lucrari prevazute in contracte si masuratorile finale exacte si nu reprezinta rezultatul unei modificari majore si substantiale a specificatiilor tehnice sau a altor cerinte initiale ale autoritatii contractante;
– se reflecta, in conformitate cu clauzele de variatie, asupra pretului efectiv ce urmeaza a fi platit, calculat ca produs al preturilor fixe unitare (indicate in contract) si cantitatile exacte de materiale/articolele de lucrari utilizate pentru executarea contractului (exemplu FIDIC, clauzele 12.1 si 13.1);
– au fost clar anticipate in contract prin „clauze de variatie”, cunoscute de catre toti ofertantii, pentru a evita orice modificare discretionara pe durata executiei contractului care ar putea afecta conditiile competitiei initiale.
Aceste conditii nu sunt considerate indeplinite daca:
– formula de calcul al pretului final ce urmeaza a fi platit nu a fost determinata in mod obiectiv in contractul initial; sau
– variatia cantitatilor/articolelor de lucrari care conduce la costuri aditionale fata de contractul initial nu a fost clar precizata in „clauzele de variatie”; sau
– modificarile sunt substantiale.
In cazul contractelor de lucrari avand o valoare sub 5.000.000 euro, care nu includ „clauze de variatie”, dar al caror pret este determinat pe baza preturilor unitare ale cantitatilor estimate de materiale necesare pentru lucrari, modificarile datorate diferentelor normale dintre estimarea cantitatilor/ articolelor de lucrari prevazute in contracte si masuratorile finale exacte nu reprezinta o modificare a contractului initial.
(2)2.2. Modificarea nu este considerata substantiala daca in urma exprimarii in termeni monetari valoarea modificarii nu depaseste valoarea ce rezulta din aplicarea procentului de diverse si neprevazute (definit in devizul general al proiectului), cu conditia ca respectiva modificare sa fie strict necesara pentru indeplinirea contractului de achizitie publica, in directa corelare cu obiectul acestuia, nefiind schimbat caracterul general al obiectului contractului. In cazul in care se efectueaza mai multe modificari succesive, evaluarea se face pe baza valorii cumulate a modificarilor succesive.
Daca modificarea nu este substantiala, autoritatea contractanta aplica clauzele contractuale prevazute in documentatia de atribuire sau, dupa caz, incheie act aditional cu acordul partilor.
(3)NOTA:
Se va acorda atentie situatiilor in care exista mai multe modificari minore, dar care cumulate pot conduce la o modificare substantiala a contractului.
SUBCAPITOLUL 3: Evenimente din cadrul contractului care implica modificari substantiale (ceea ce conduce la derularea unei proceduri de atribuire)
Atunci cand se analizeaza modificarea unui contract, se va avea in vedere daca aceasta este substantiala sau nu, avand in vedere ca, potrivit jurisprudentei, sunt considerate modificari substantiale ale contractului situatiile mentionate la pct. 1.
Daca modificarea este substantiala, autoritatea contractanta trebuie sa reoferteze contractul. Comisia Europeana (prin DGMarkt) in Adresa nr. Ares (2012) 601434 – 21/05/2012 mentioneaza faptul ca orice modificare substantiala a termenilor initiali ai contractului (nu neaparat a pretului) este asimilata unui nou contract care trebuie reofertat, pentru a evita afectarea conditiilor initiale ale competitiei. Conditiile initiale ale competitiei nu se refera doar la pret, ci, de asemenea, la multe alte elemente (de exemplu, caracteristici ale bunurilor/ serviciilor/lucrarilor achizitionate, volumul lucrarilor, durata acestora etc.).
De la aceasta regula exista exceptia potrivit careia autoritatile contractante pot contracta lucrari sau servicii suplimentare, neincluse in contractul initial, prin procedura de negociere, fara publicarea prealabila a unui anunt de participare, doar daca astfel de lucrari/servicii suplimentare (care nu au fost incluse in contractul initial), datorita unor circumstante imprevizibile, au devenit necesare pentru indeplinirea contractului in cauza si numai daca se respecta, in mod cumulativ, urmatoarele conditii:
– atribuirea sa fie facuta contractantului initial;
– lucrarile sau serviciile suplimentare/aditionale sa nu poata fi, din punct de vedere tehnic si economic, separate de contractul initial fara aparitia unor inconveniente majore pentru autoritatea contractanta sau, desi separabile de contractul initial, sa fie strict necesare in vederea indeplinirii acestuia;
– valoarea cumulata a contractelor care vor fi atribuite si a actelor aditionale care vor fi incheiate pentru lucrari si/sau servicii suplimentare ori aditionale sa nu depaseasca 20% din valoarea contractului initial; (a se vedea art. 122 lit. i) din Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 34/2006, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 337/2006, cu modificarile si completarile ulterioare);
Pentru calcularea limitei de 20% prevazute la art. 122 lit. i) din Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 34/2006, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 337/2006, cu modificarile si completarile ulterioare, autoritatea contractanta va lua in calcul doar valoarea serviciilor si/sau lucrarilor aditionale, fara a putea deduce serviciile si/sau lucrarile la care s-a renuntat pe parcursul executarii contractului.
Autoritatile contractante au sarcina de a dovedi ca circumstantele imprevizibile care justifica recurgerea la procedura de negociere fara publicarea unui anunt de participare in cazul modificarilor substantiale au fost indeplinite.
Cu privire la conditia particulara referitoare la „circumstantele imprevizibile”, aceasta cerinta trebuie interpretata intr-o maniera obiectiva, ca facand referire la ceea ce o autoritate contractanta diligenta nu ar fi putut sa prevada.
Exemple:
– dezastre naturale;
– noi cerinte rezultate din adoptarea de noi reglementari legislative;
– conditii tehnice care nu ar fi putut fi prevazute in ciuda investigatiilor tehnice care au stat la baza proiectului sau a avizelor care au stat la baza aprobarii proiectului tehnic etc.
CAPITOLUL III: Identificarea conflictului de interese
Notiunea de conflict de interese trebuie interpretata intr-o maniera cat mai larga – „conflict intre indatoririle profesionale si interesele private ale unui functionar public (sau a unei persoane care actioneaza in contul unei autoritati publice), care pot fi percepute de natura a afecta executarea impartiala si obiectiva a indatoririlor”.
In aceasta interpretare, chiar si interese de natura nepatrimoniala pot afecta conduita unei persoane.
Este recomandabil ca aparitia unui eventual conflict de interese sa fie detectata inca din timpul procedurii de atribuire a contractului.
O verificare ex-ante si indepartarea riscului de aparitie a conflictului de interese trebuie sa reprezinte o prioritate. In verificarile efectuate pe aceasta tema este recomandabil sa se tina seama de semnalele din presa, daca sunt cunoscute.
Sub aspectul riscurilor asupra proiectului, conflictul de interese/concurenta neloiala imbraca mai multe forme, dintre care mentionam:
– riscul contractarii unor consultanti care sa includa in documentatia de atribuire elemente care conduc la avantajarea unui anumit ofertant, fapt care denatureaza concurenta;
– riscul influentarii deciziilor cu privire la rezultatul evaluarii prin furnizarea de informatii care induc in eroare in mod deliberat;
– riscul primirii unor oferte trucate.
In etapa de implementare a contractelor de achizitii trebuie sa se verifice daca persoanele fizice sau juridice implicate in procesul de verificare/evaluare a candidaturilor/ofertelor s-au angajat la firma castigatoare, pe parcursul unei perioade de cel putin 12 luni de la semnarea contractului.
CAPITOLUL IV: Recomandari privind managementul procedurii de atribuire (aplicabile beneficiarilor)
1.Utilizarea cu precadere a procedurilor competitive
2.Elaborarea documentatiei de atribuire
– Este interzisa definirea specificatiilor tehnice astfel incat sa conduca catre un anumit operator economic sau catre un anumit produs.
– Nu este recomandabil sa se includa in continutul documentatiilor de atribuire specificatii de care autoritatea contractanta nu are nevoie (pentru a se evita limitarea in mod artificial a concurentei).
– Nu pot fi solicitate criterii de calificare si selectie care nu sunt prevazute in legislatie (nu se pot cere dovezi suplimentare nerezonabile).
NOTA:
Nu se pot cere elemente suplimentare fata de cele prevazute in art. 185 (Capacitatea economica si financiara) si art. 188 (Capacitatea tehnica si/sau profesionala) din Directiva 2004/18/CE a Parlamentului European si a Consiliului din 31 martie 2004 privind coordonarea procedurilor de atribuire a contractelor de achizitii publice de lucrari, de bunuri si servicii. Potrivit jurisprudentei Curtii de Justitie a Uniunii Europene, enumerarea prevazuta in aceste articole are un caracter exhaustiv (de aceea, nici legislatorul national, nici autoritatile contractante nu pot prevedea cerinte suplimentare).
3.Stabilirea unui termen realist pentru elaborarea si depunerea ofertelor, fiind in interesul autoritatii contractante ca ofertantii sa aiba suficient timp la dispozitie pentru pregatirea ofertei in scopul obtinerii unei concurente reale.
4.Evaluarea ofertelor:
– cooptarea in comisiile de evaluare a unor experti tehnici independenti;
– solicitarea de informatii suplimentare si clarificari, cu respectarea principiului tratamentului egal, inainte de a decide excluderea unui ofertant, coroborat cu acordarea unui timp suficient pentru prezentarea raspunsurilor solicitate;
– luarea in considerare in vederea indeplinirii criteriilor de calificare a resurselor entitatilor care sprijina/sustin ofertantul (terti sustinatori);
– motivarea temeinica a rezultatului evaluarii in cadrul raportului procedurii de atribuire si includerea la nivelul comunicarii privind rezultatul procedurii a motivelor care au condus la respingerea ofertelor.
5.Redactarea contractului
Se personalizeaza clauzele contractuale incluse in documentatia de atribuire publicata in functie de complexitatea obiectului contractului de achizitie publica ce urmeaza a fi atribuit. Daca sunt clauze nerezonabile, care nu sunt in acord cu practicile de piata, exista riscul de a exclude operatorii economici seriosi.
Exemplu:
In cazul introducerii unor clauze care impun contractantului asumarea unor riscuri disproportionate fata de practicile de piata, candidatii vor avea tendinta fie sa se retraga din competitie (reducandu-se astfel in mod artificial concurenta), fie sa incerce sa se eschiveze:
a)prin introducerea de rezerve (care sunt in mod normal inacceptabile in cadrul unei proceduri deschise); sau
b)acceptandu-le formal, dar incercand sa le ocoleasca in faza de executie a contractului.
Pentru evitarea acestor consecinte, este recomandabil ca documentatia de atribuire si clauzele de executie sa fie conforme cu standardele de piata in domeniu.
6.Trebuie evitata practica modificarii contractului prin acte aditionale.
7.Aplicarea sanctiunilor prevazute in contract este obligatorie, daca nu sunt indeplinite obligatiile contractuale. Neaplicarea sanctiunilor prevazute initial ar insemna o inlesnire a conditiilor de executare stabilite initial, incompatibila cu principiul tratamentului egal si al transparentei.
CAPITOLUL V: Recomandari privind identificarea riscurilor in procesul de verificare a procedurilor de achizitie
Atunci cand se verifica o procedura de atribuire, reprezentantii Autoritatii de management au in vedere urmatoarele aspecte:
1.Trebuie sa verifice in detaliu cel putin una dintre ofertele depuse si sa analizeze daca decizia membrilor comisiei de evaluare coincide.
2.Trebuie sa se verifice daca membrii comisiei de evaluare au justificat acordarea punctajului.
3.Trebuie sa se verifice aplicarea corecta a algoritmului de calcul, dupa caz.
4.In cazul contractelor incheiate in urma unui acord-cadru, contractul subsecvent trebuie verificat prin raportare la acordul-cadru ce a fost incheiat, respectiv la activitatile aferente acestuia, cu preturile unitare aferente.
5.In cazul in care pe parcursul evaluarii ofertelor sunt excluse mai multe oferte, ramanand o singura oferta admisibila, trebuie sa verifice intreaga procedura de atribuire deoarece acest caz este principalul indiciu ca pot exista incalcari ale legislatiei.
6.Daca in cadrul unei proceduri de atribuire s-a depus o contestatie, reprezentantii Autoritatii de management trebuie sa analizeze continutul acelei contestatii indiferent de decizia Consiliului National de Solutionare a Contestatiilor (CNSC). Astfel, chiar daca CNSC a respins contestatia depusa de un operator economic (ca fiind tardiva/nefondata/retrasa), reprezentantii Autoritatii de management verifica conditiile de fond invocate de contestatar si decid daca acestea au avut impact asupra modului de derulare a procedurii. De asemenea, in situatiile in care CNSC considera ca trebuie reluata procedura din etapa de evaluare a ofertelor, reprezentantii Autoritatii de management trebuie sa verifice care sunt elementele si motivele suplimentare care au intervenit in procesul de reevaluare (daca se pastreaza decizia initiala, trebuie analizate existenta si motivatia elementelor suplimentare care au condus la mentinerea rezultatului procedurii, iar, daca se modifica rezultatul, trebuie analizate motivele care au condus la respectiva modificare).
7.Daca din raportul procedurii rezulta faptul ca oferta cea mai competitiva (adica, dupa caz, cu pretul cel mai scazut sau cu cel mai bun raport calitate-pret) a fost inacceptabila/ neconforma, trebuie sa se analizeze cu atentie motivele care au condus la incadrarea ofertei in prevederile art. 36 din Hotararea Guvernului nr. 925/2006, cu modificarile si completarile ulterioare.
8.Trebuie analizate cu mare atentie si actele aditionale care se incheie in timpul implementarii contractului, deoarece (cu exceptia cazului prevazut la art. 122 lit. i) din Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 34/2006, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 337/2006, cu modificarile si completarile ulterioare – modificari substantiale determinate de circumstante imprevizibile) nu sunt permise modificari substantiale fara aplicarea unei proceduri competitive.
9.Trebuie verificat daca in raportul procedurii sau in anexele sale se pot identifica etapele evaluarii si clarificarile solicitate, cu respectarea tratamentului egal si incadrarea in termenul de raspuns.
10.Nu sunt admise cerinte cu caracter discriminatoriu: garantia sa fie emisa de o banca din Romania, experienta in proiecte implementate in Romania, instruiri efectuate in Romania, aprovizionarea pe langa furnizori cu sediul in Romania, angajarea de personal roman etc. In domeniul IT in special, dar si in alte situatii, trebuie verificat daca nu exista criterii care sa aiba legatura cu limitarea ariei teritoriale, care ar putea avea un caracter discriminatoriu.
11.Este indicata reflectarea in listele de verificare, completate de catre reprezentantii Autoritatii de management, a acelor elemente care au fost analizate si motivele care au dus la decizia asumata. Nu este suficienta numai completarea cu DA/NU/NU SE APLICA, ci trebuie sa fie precizate toate detaliile care conduc la acea decizie.
Publicat in Monitorul Oficial cu numarul 481 din data de 1 august 2013
